AG annulées du fait du Covid-19 : Comment convoquer à nouveau les prochaines assemblées générales ?

L'ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020 prévoit que les contrats de syndic qui sont arrivés ou arriveront à échéance entre le 12 mars 2020 et le 24 juin 2020 seront renouvelés dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic qui sera désigné par la prochaine assemblée générale. Cette prise d'effet devra intervenir avant le 24 novembre 2020 au plus tard.

Les dispositions de l'ordonnance ne portent donc que sur le sort des contrats de syndic arrivés à échéance depuis le 12 mars 2020 et sur lesquels l'assemblée générale n'a pu se prononcer en raison de l'état d'urgence sanitaire. Elle n'a en conséquence rien prévu quant aux modalités de convoquer à nouveau ces assemblées générales qui n'ont pu se tenir suite aux mesures de confinement misent en place par le gouvernement.

La question légitime que se pose de nombreux syndics est de savoir s'ils sont obligés de notifier à nouveau l'ensemble des documents prévus à l'article 11 du décret du 17 mars 1967. Dit autrement, est-il nécessaire de joindre à nouveau à l'ensemble des copropriétaires tous les documents qui ont été notifiés lors de la convocation initiale ?

En principe, les documents énumérés à l'article 11 du décret précité doivent être notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour sous peine d'entraîner la nullité des décisions prises par l'assemblée. La nullité ne peut être évitée au motif que les documents ont été notifiés aux copropriétaires lors d'une précédente assemblée. Les notifications faites en vue d'une assemblée déterminée ne peuvent servir pour une autre (Cass. 3ème civ. 8 oct 2015). En pareil cas, les notifications doivent donc être réitérées, faute de quoi leur absence ou leur irrégularité, entraine la nullité des décisions prises par l'assemblée.

Toutefois, il a été jugé qu'une nouvelle notification n'était pas nécessaire lorsque la réunion de l'assemblée avait été reportée de quelques semaines sans modification de l'ordre du jour (CA Paris, 23 ch. 26 sept 2002) ou encore que si une assemblée ne s'est pas tenue et qu'une nouvelle assemblée se réunit avec le même ordre du jour, il n'y a pas lieu de procéder à une nouvelle notification (CA Paris, 23 ch. 15 mars 2007).

Par ailleurs, il existe une exception légale de ne pas renouveler les notifications prévues à l'article 11 du décret en cas de deuxième assemblée réunie en vertu de l'article 25-1 de la loi de 1965 lorsque cette nouvelle assemblée ne porte que sur des questions inscrites à l'ordre du jour de la précédente assemblée (art.19 du décret du 17 mars 1967).

Dans ces conditions, eu égard aux circonstances exceptionnelles que nous traversons, il pourrait être soutenu  que la notification des documents énumérés limitativement à l'article 11 du décret ne soit pas renouvelée pour les prochaines assemblées générales qui ont été convoquées mais qui n'ont pu se tenir suite à l'état d'urgence sanitaire  sous réserve  que leur ordre du jour soit identique aux assemblées annulées.

Il y a lieu, en effet, de souligner que ce report a été rendu nécessaire du fait d'évènements exceptionnels, et donc automatique.

En revanche, si ces nouvelles assemblées sont appelées à se prononcer sur des questions supplémentaires à celles prévues initialement (demande de questions complémentaires par un copropriétaire ou du conseil syndical…), alors il y aura lieu de notifier l'ensemble des documents obligatoires à tous les copropriétaires (documents initiaux comme complémentaires).

Sur la forme de ces notifications, il est à noter que les textes régissant le droit de la copropriété ne prévoient aucune exception quant à la possibilité d'adresser les convocations par des moyens autres que ceux prévus à l'article 64 du décret du 17 mars 1967. Dans ces conditions, les nouvelles convocations devront obligatoirement être adressées par lettre recommandée avec AR, par lettre recommandée électronique ou remise contre émargement. Toute remise par lettre simple ou par mail est donc exclue.

Enfin sur le délai de convocation, ce dernier doit rester à 21 jours, les cas de réduction du délai de convocation n'étant pas rempli, à savoir :

- La situation d'urgence

- Et la convocation d'une deuxième assemblée en application de l'article 25-1 de la loi de 1965 (passerelle).