SOLGIM AGRET recrute un(e) Assistant(e) de copropriété

Dans le cadre de son évolution, Solgim Agret recrute au poste d'Assistant(e) de copropriété.

Ayant une expérience à un poste similaire, vous avez de bonnes connaissances en droit immobilier.

Vous recherchez un poste polyvalent et appréciez le travail en équipe.

Vous souhaitez intégrer une entreprise indépendante à taille humaine et participer à son développement.

Transmettez CV + LM à syndic@agret.com

 

Mission :  Vous assistez le responsable d’agence directeur du pôle syndic ainsi que le principal de copropriété dans leurs fonctions et rendez compte régulièrement de votre activité au responsable de l’agence.

 

Assistanat du pôle syndic

  • Assure la diffusion de l’information dans le service et dans l’agence
  • Met à disposition des autres services de l’agence tous les documents nécessaires (décompte de charges, PV d’AG, plans …)
  • Répond aux sollicitations téléphoniques ou autres des clients et fournisseurs et les reçoit sur rendez-vous en leur fournissant tous éléments nécessaires
  • Assure l’intervention d’entreprises en cas d’urgence
  • Traite les courriers et les emails
  • Assure les tirages et la diffusion des convocations aux réunions de copropriétés
  • Assiste le responsable du pôle syndic et le principal de copropriété dans la tenue de certaines AG (feuille de présence, informatique …)
  • Assure les tirages et la diffusion des PV de réunion
  • Lit les PV d’AG pour être en mesure d’assurer la gestion des commissions, de la mise à jour du carnet d'entretien...
  • Assure la distribution de nouveaux équipements de copropriétés
  • Assure la mise à jour des documents qui régissent la copropriété (archivage long : 120 ans)
  • Assure la mise en place et le suivi administratif en collaboration avec le directeur et le principal des contrats des immeubles et de leur renouvellement
  • Définit et assure avec le responsable d’agence et le principal les contentieux (optimisation des dépenses, archivage, mise à jour du carnet d'entretien...)
  • Etablit les états datés, oppositions, gère et saisit les mutations
  • Participe à certaines assemblées générales en appui administratif
  • Gère l’aspect administratif et financier des sinistres (prise de rdv avec experts, diffusion de documents, suivi des procédures judiciaires...)

Secrétariat et commercialisation

  • Filtre les appels et prend les messages et les rendez vous du responsable d’agence et/ou du principal
  • Met en forme, saisit et classe le courrier du responsable d’agence et du principal
  • Classe et archive les dossiers
  • Prépare et envoie les convocations aux réunions
  • Organise les réunions
  • Transfère d'informations entre les différents services (gestion, transaction...) afin de participer au développement de la synergie entre les services
  • Assure la qualité du service syndic, la stabilité et la pérennité des mandats en charge

Compétences requises

Savoir-faire

  • Maîtrise du logiciel ICS (gestion immobilière)
  • Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Publisher, Powerpoint…), Internet

Savoir

  • Connaissance du droit immobilier et du droit de la copropriété

Savoir être

  • Rigueur, Intégrité, loyauté, sens des responsabilités
  • Ecoute, diplomatie, discrétion, sens de la confidentialité,
  • Sens du travail en équipe, dynamisme, enthousiasme
  • Réactivité, disponibilité
  • Sens des priorités
  • Capacité à s’adapter à des interlocuteurs différents

 

Poste basé au 740 Av des Apothicaires, 34090 MONTPELLIER.

Délai : au plus tôt

Rémunération : Selon expérience